014. Cómo preparar tu concierto

Este tema está relacionado con los aspectos que debes tener en cuenta para planear, organizar y llevar a cabo un concierto. Los procedimientos previos; los requerimientos humanos, técnicos, el tech rider; Backline y frontline y aspectos sobre cómo construir la historia o el ritmo de energía a través de todo el espectáculo.

Hola. Mi nombre es Luis Carlos Moreno Cardona y te doy la bienvenida al podcast Aulamusical: Pensamiento musical, innovación y crecimiento. Me complace que estés escuchando este podcast. Este el episodio número 14, realizado desde Medellín, Colombia.

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El tema de hoy está relacionado con los aspectos que debes tener en cuenta o que los tiene un artista o una agrupación musical para planear, organizar y llevar a cabo su concierto.

Después del esfuerzo, la dedicación y el tiempo que demandan los ensayos, la preparación de las canciones de la música... no queremos que algún pequeño detalle eche todo a perder. Por eso hay que asegurarse de revisar con detalle la lista de los pendientes. Es bueno tener una lista que se pueda verificar y que incluya todos aquellos aspectos que se deben tener en cuenta para disminuir al máximo los riesgos. Ser organizados facilita el desempeño de todas las personas involucradas y da más oportunidades de comodidad y de tener éxito.

Los artistas pasan gran cantidad de horas tocando en bares y discotecas donde nadie les Presta atención; amenizando en restaurantes en donde las personas se dedican a comer y a conversar entre ellos y el artista, aunque está tocando en vivo no está siendo beneficiado por la atención de las personas presentes. Por otro lado, un concierto es una oportunidad especial para sentirse escuchados; una oportunidad donde los espectadores llegan a valorar los sonidos, los contrastes, los arreglos, los detalles que cuidadosamente los artistas incluyen en sus interpretaciones musicales. Lo más gratificante para los artistas en el escenario es contar con espectadores receptivos, dispuestos a sumergirse en un viaje de sonidos y emociones. Esa es la manera de sentirse compensados.

Antes del concierto

Seleccionar el repertorio es lo más importante. El repertorio define el estilo y la personalidad de la agrupación y define el carácter de un concierto. La selección de los temas a interpretar es como la hoja de vida de una agrupación o de un artista. Elegir buena música es clave y la variedad en la música hace que el concierto se mantenga interesante de principio a fin. A continuación menciono dos factores que sería bueno tener en cuenta para conservar la variedad y el interés del público:

• Hacer un mapa que permita una claridad de cómo se distribuye la energía musical o del tipo de historia que se quiere lograr en el concierto. Puede empezar suave, llegar al clímax hacia la mitad del concierto y de nuevo ir apaciguando los ánimos: Es común estratégicamente iniciar con una obra contundente que dé inicio eufóricamente como diciendo “hola acá estamos con todas las ganas y la vamos a pasar muy bien”.
• Seleccionar el orden de las canciones estratégicamente teniendo en cuenta los tipos de compás, el tempo de cada una de las obras, la dinámica, los estilos y que esto aporte al primer aspecto.

Rumbo al concierto

Requerimientos humanos:

Muchas veces los integrantes de agrupaciones tienen compromisos en otras instituciones, ya sea por estudio o trabajo y antes de emprender el trámite, de fijar una fecha para el concierto, se debe estudiar la disposición de los permisos de los integrantes. Este aspecto se hace aún más relevante si los integrantes de la agrupación son menores de edad, para los cuales se debe gestionar por escrito autorizaciones de padres de familia y los trámites de permisos en las instituciones educativas. En este caso es recomendable incluir uno o dos padres de familia que acompañen la delegación y que también tengan unas funciones asignadas como grupo de apoyo.

En lo relacionado a los recursos humanos es importante definir quién se encarga de los aspectos tecnológicos, quién se encarga de la parte de audio, de iluminación; cuantos ayudantes se requieren y el tiempo que estos requieren para tener todo listo. Es importante hacer una lista de verificación con detalles de horarios y necesidades.  Cuántas personas estarán encargadas del ingreso de las personas y si el método a aplicar es verificando los nombres en una lista de preinscritos o de  reservaciones;  quién  se encarga de acomodar los invitados especiales o las reservas protocolarias. En este caso me refiero a patrocinadores, familiares, socios del proyecto musical.

El tiempo: Cuando se fija una fecha y una hora para realizar el espectáculo debe considerarse los tiempos previos que son necesarios para la instalación de la parte técnica; La hora de ingreso del público el tipo de actividades de interacción de los artistas con el público, en qué momento se hace la toma de fotos, firma de autógrafos, entrevistas.

Uso de los espacios: A la hora de elegir el tipo de escenario se debe considerar si el público estará sentado o estará de pie, esto determina la altura del escenario. En qué lugar de la parte trasera se dispondrán los alimentos y bebidas para los artistas; el lugar dentro del recinto en el cual se expondrán las camisetas, los discos físicos para la venta, afiches, recordatorios. De acuerdo al tipo de espectáculo hay que definir cuidadosamente el tipo de decoración y el uso de la iluminación que más coincida con el ambiente que quieras crear. Es importante también que los artistas o el equipo técnico se encargue de verificar previamente los requerimientos del lugar para lograr que este cumpla las condiciones acústicas.

La parte administrativa: Si la presentación musical hace parte de un convenio o contrato, es importante tener en cuenta, que todos los aspectos queden claros entre las partes. Tener la tranquilidad de haber pensado en todos los detalles; definir responsabilidades de parte de los artistas y cuáles responsabilidades corren por parte del organizador.

Permisos: Según el recinto, según el escenario, las características del evento, hay unos permisos que se deben gestionar y una documentación que se debe reunir: permisos de los administradores del espacio público; pago de impuestos, derechos de autor; permisos relacionados con primeros auxilios, bomberos; y los que exijan las autoridades públicas de la zona donde se realiza el espectáculo.

Seguros: Es importante que todos los participantes del grupo de artistas o del equipo logístico estén asegurados para esto se puede adquirir pólizas que cubren durante el día en el que se realiza el evento, de esta manera se tiene una especie de respaldo contra robo, daños o lesiones personales.

Sobre el programa de mano: En lo relacionado con el programa es importante incluir el compositor, el arreglista de cada una de las piezas musicales; incluir los nombres del instrumento solista destacado en cada una de las obras; incluir una lista completa con los nombres de los artistas involucrados. Agradecimientos al personal extra que colabora o interviene para la realización del evento e Imprimir el material con mucha anticipación al día de la realización del evento.

Difusión: Se debe planear con anticipación, las estrategias que se usarán para difundir y promover el evento. Realizar contactos con medios escritos, canales de difusión por Internet y estaciones de radio locales y con cualquier otro medio que pueda incluir el evento en sus calendarios. Lo más importante es saberse enfocar en los medios que estén dirigidos al tìpo de público al que se quiere convocar.

Entradas: Los aspectos a considerar con respecto al ingreso de personas son:  De qué manera se distribuye la boletería o cualquier otro método que vayas a usar como control para el ingreso de personas: Si las boletas se distribuyen con anticipación estas deben coincidir con la verdadera capacidad de acomodación de la que dispone el recinto. Es importante enviar con anticipación pases de cortesía especiales para patrocinadores o asociados importantes al proyecto musical o al espectáculo de ese día.

Los requerimientos técnicos:

Sin importar el tipo de música, el género, el l estilo... luego de tener preparado el producto y de iniciar el proyecto de hacer un concierto; se debe considerar la manera de cómo el mensaje musical va a llegar al público y en este aspecto los requerimientos técnicos son muy importantes.

Cuando se tiene claridad sobre lo anterior se registra todo en un documento denominado Piloto técnico, o guía técnica, (tech Rider) que debe contener todo lo relacionado a audio, iluminacion, escenario, logísticas, equipos de trabajo e infraestructura.

Piloto técnico (Tech Rider)

Stage plot:  es la diagramación o mapa de la distribución de los elementos del escenario y se acostumbra hacer uno que informe sobre  sonido y que incluya distribución de instrumentos, monitores, mesas, sillas, puntos eléctricos y se acostumbra también hacer otro con una diagramación similar aparte para las luces.

Input patch list: es el listado de micrófonos y canales y los envíos que cada uno tendrá a procesadores. Incluye también el tipo de bases y los monitores. Mientras que el Stage plot es logístico, el input list es la guía para los ingenieros de sonido. Roadie: incluye managers producción y escena, los encargados de iluminación, los encargados de poner los instrumentos a punto en el escenario, los pirotécnicos y los guardias de seguridad, entre otros.

Crew list: El equipo de trabajo involucrado en el desarrollo del espectáculo que se recomienda relacionarlos en un listado especificando su función e identificación. Se relaciona también a la persona que cumple la función de probar los instrumentos y ponerlos a punto.

Roaming list: menciona el tipo de requerimientos de alojamiento para los colaboradores, para los músicos.

Flying list: Se refiere al listado donde se relacionan las necesidades de transportes aéreos y las características de estos. En el caso donde los desplazamientos no sean vía aérea, se crea un apartado donde se haga la relación de los transportes requeridos por tierra.

Las interacciones personales que se den entre los artistas y la parte administrativa deben ser en las condiciones más cordiales posibles. Como la labor del artista está directamente relacionada con el aspecto emocional entonces la armonía en las relaciones aporta a una buena actitud para el éxito antes de salir al escenario; para ello, la elaboración del piloto técnico o Tech Rider muchas veces incluye el siguiente aspecto:

Catering: (Rider de hospitalidad) se relaciona un listado de requerimientos relacionados con alimentación, refrigerios, hidratación. En este se especifican lugares y horarios, momentos para atender a la prensa, horarios para las diferentes sesiones de trabajo, firmas de autógrafos.

Para los organizadores de un evento debería ser importante pensar en la parte personal y emocional de los artistas; procurar un sabor de hogar ya sea a través de las comodidades necesarias para adecuar sus equipos, sus instrumentos y a través de la concertación de la hidratación y la alimentación. Por eso este apartado se debe incluir dentro de la elaboración de este piloto.

Un concierto por pequeño que sea o por complejo que sea, no hay reglas cuando se trata de montar un buen espectáculo, la clave está en la comunicación entre todas las personas involucradas desde el aspecto administrativo, el logístico y el musical

Backline: incluye los requerimientos técnicos para los músicos en tarima, amplificadores de bajo, de guitarra, pedaleras; los enchufes eléctricos los cables de extensión necesarios para la energía eléctrica; instrumentos tales como batería, bases para instrumentos. Atriles, mesas, sillas.

Frontline: Se refiere a lo conocido con la sigla “PA” (Public Address System) que incluye la especificación de todo lo requerido para dirigir el sonido al público. Entonces la línea que separa el backline del frontline inicia con los micrófonos, la polaridad requerida en cada uno de ellos, la mesa de mezcla, tener la claridad sobre cuántos canales se necesitan, qué tipo de funciones de los procesadores dinámicos o de tiempo se necesitan, qué tipo de monitoreo y el campo sonoro que se requiere para los espectadores o amplificación en general.

Durante el espectáculo

Conectarse con el público: Al público le gusta conocer qué es lo que hay detrás de la música del artista y un concierto es una oportunidad directa entre el artista y su público. Se siente bien cuando el artista permite a través de un espectáculo que podamos entrar al interior de sus canciones, de las inspiraciones o motivaciones, o lo que le está sucediendo en su vida; eso aporta a la conexión que se puede llegar a tener durante el espectáculo.

Se requiere de parte de los artistas una actitud cordial hacia los organizadores y hacia el público a quien el artista debe hacer sentir parte importante dentro del logro de sus satisfacciones y progreso.

Es bueno que durante el concierto haya momentos en los cuales se le hace preguntas al público en que se le hace preguntas a solicitudes sobre canciones la oportunidad para que el público exprese en tiempo real la reacción o apreciación sobre alguna de tus canciones o sobre la última producción.  Estos canales de comunicación directos fortalecen la cercanía entre el público y el artista.

Hay Informaciones importantes para dar: Lo relacionado con el programa es importante mencionar el compositor el arreglista de cada una de las piezas musicales; incluir los nombres del instrumento solista destacado en cada una de las obras; incluir una lista completa con los nombres de los artistas involucrados.

Llegando al final: incluir una lista completa con los nombres de los artistas. Incluir un momento en el cual se le agradece a todo el personal extra involucrado para la realización del evento.

Todos estos aspectos y algunos otros que puedas profundizar aportan para que ese amor, esa entrega que le depositas a la elaboración de un producto musical pueda obtener realce en un escenario y disfrutar verdaderamente de un concierto, que el concierto sea la parte más sobresaliente de la producción musical y que no suceda lo contrario que por falta de planeación se destruya aquello a lo que tanto trabajo y esmero le has dedicado.

Espero haberte brindado información que te genere inquietudes para que consultes más sobre el tema de este día.

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Mi nombre es Luis Carlos Moreno Cardona. Estamos pendientes de seguirnos encontrando en el próximo episodio y recuerda que el contenido de este día también está publicado en texto en  www.aulamusical.com/prepararunconcierto.

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